Tips Keamanan Email yang Dibutuhkan Setiap Bisnis

Pengguna email makin bertambah tiap tahunnya. Kondisi ini dikarenakan penggunaan email yang tidak hanya diperlukan untuk komunikasi namun juga bisnis. Meski sudah memiliki filtering terhadap spam dan malware, utilitas yang ada pada email masih memiliki potensial untuk diretas oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Maka dari itu, pengguna email pun perlu beberapa hal yang bisa mengancam email anda.

3 Hal Yang Sering Mengancam Email

1. Spoofing

Spoofing juga mirip dengan phising. Dia menyerang email dengan cara menipu atau mengelabuhi. Masuk kedalam system seolah seperti sesorang yang terpercaya padahal dia bertindak dengan meminta informasi rahasia yang tidak dapat diakses.

2. SPAM

SPAM sudah sering didengar dan muncul. SPAM berupa email yang berisi pesan yang tidak penting, tidak menarik, biasanya berisi iklan untuk produk tertentu. Terkadang juga berisi tautan yang mengarahkan pada sistus tertentu.

3. Phishing

Phising adalah salah satu bentuk ancaman dalam dunia online yang menyerang untuk mendapatkan bv data dengan cara mengelabuhi. Pengelabuhan ini biasanya dilakukan untuk mengambil informasi mengenai data keuangan atau system password. Hal ini perlu diwaspadai sebab hampir 90% pelanggaran data online diakibatkan oleh serangan phising ini.

Tip Untuk Meningkatkan Keamanan Email

Pelatihan bagi pengguna email

Jika berbicara tentang keamanan, sebaiknya membangun keamanan di semua lapisan. Mulai dari pengguna hingga system yang digunakan. Lini terdepan untuk menjaga keamanan adalah pengguna email. Lalu, pelatihan macam apa yang dibutuhkan? Pelatihan itu mengenai pengetahuan dasar tentang

• Penggunaan system email yang benar dan bertanggung jawab
• Penggunaan fungsi “Copy” dan “BCC”,
• Pemahaman terkait konten yang diizinkan dalam pengiriman email
• Pemahaman spam dan serangan2 lain sehingga pengguna lebih mawas diri

Tambahkan Notification Tool

Anda bisa koordinasikan dengan tim IT anda mengenai notification tools ini. Tool ini bekerja dengan memberitahu pengguna jika ditemukan email yang mencurigakan atau mengandung spam. Seberapa ketat tingkat pemfilteran ini bisa anda atur dengan tim IT  anda. Setelah notifikasi ini muncul, biasanya diikuti dengan pesan dan saran tentang pemakaian email.

Berlakukan Limit Ukuran Attachment

System ini sangat bermanfaat. Dengan adanya limit pada attachment, maka pengguna tidak akan bisa mengirim data dalam jumlah besar. Cara ini bisa mencegah terjadinya pembocoran data perusahaan. Sehingga data dan perusahaan tetap aman.

Back up data

Keamanan email tidak hanya meliputi serangan via online saja. Bisa juga dari pengguna yan lalai. Entah karena kecerobohan, dendam atau ketidakpuasan dari karyawan, bisa memicu mereka untuk bertindak yang mengancam. Misalnya, menghapus email yang berisi data dan informasi penting. Hal ini tidak akan jadi masalah jika anda sudah mengantisipasinya dengan membuat back up data.

Pastikan Tidak Ada Ancaman Orang Dalam

Ini adalah bentuk ancaman nyata yang dilakukan oleh pihak perusahaan sendiri. Yang artinya informasi penting atau sesuatu yang seharusnya dirahasiakan digunakan oleh orang tersebut untuk kepentingan sendiri. Atau bahkan dibocorkan ke pihak lain maupun pesaing. Jadi selain meyiapkan keamanan system dari serangan secara online, keamanan juga harus dipersiapkan untuk ancaman seperti ini.

Nah, setelah mengetahui berbagai bentuk ancaman yang dapat mengganggu kinerja email, kini saatnya anda belajar beberapa tips berikut untuk mengurangi atau bahkan menghilangkannya. Caranya adalah

Pilih Sistem Email yang Handal

Pengguna yang sudah mendapatkan pelatihan hingga menjadi handal pun harus diimbangi dengan system yang handal. Sebab, keamanan tentu tidak hanya bergantung pada pengguna saja melainkan dari system yang digunakan pula.

Setelah mengenal ancaman  pada email dan cara mengatasinya, anda bisa mempraktikannya. Semoga informasi ini bermanfaat dan selamat mencoba.